Οδηγός Χρήσης

Βήμα-βήμα οδηγίες για την εφαρμογή Certipy Web — δημιουργία πιστοποιητικών παρακολούθησης και μαζική αποστολή email σε συμμετέχοντες συνεδρίων.

Τι κάνει η εφαρμογή

Το Certipy Web σας βοηθάει να στείλετε εξατομικευμένα πιστοποιητικά παρακολούθησης στους συμμετέχοντες ενός ιατρικού συνεδρίου. Πιο συγκεκριμένα:

• Φτιάχνει ένα μοναδικό πιστοποιητικό PDF (A4) για κάθε συμμετέχοντα — με banner, υπογραφές, φύλο-ειδικό κείμενο κ.λπ.
• Στέλνει αυτόματα email σε όλους με το πιστοποιητικό ως συνημμένο αρχείο
• Σας δείχνει σε πραγματικό χρόνο πόσα email έχουν σταλεί και αν κάτι πήγε στραβά
• Αν κάποια email αποτύχουν, μπορείτε να τα ξαναστείλετε με ένα κλικ — χωρίς να ξαναστείλετε σε αυτούς που ήδη τα έλαβαν
• Μπορείτε να κατεβάσετε όλα τα πιστοποιητικά μαζί σε ένα ZIP αρχείο

Η βασική ροή σε 5 βήματα

flowchart LR
    A["1. Φτιάξτε
Καμπάνια"] --> B["2. Προσθέστε
Συμμετέχοντες"]
    B --> C["3. Στείλτε
Δοκιμαστικό"]
    C --> D["4. Στείλτε
σε Όλους"]
    D --> E{"Όλα πήγαν
καλά;"}
    E -->|"Ναι"| F["5. Τέλος!"]
    E -->|"Κάποια απέτυχαν"| G["Ξαναστείλτε
τα αποτυχημένα"]
    G --> E

    style A fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    style B fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    style C fill:#334155,stroke:#f59e0b,color:#e2e8f0
    style D fill:#4F5B93,stroke:#818cf8,color:#fff
    style F fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    style G fill:#92400e,stroke:#f59e0b,color:#fff
    

Γρήγορη Εκκίνηση — Τα Βήματα με Μια Ματιά

Αν θέλετε να ξεκινήσετε αμέσως, ακολουθήστε αυτά τα βήματα. Κάθε βήμα εξηγείται αναλυτικά παρακάτω.

Σύνδεση στην Εφαρμογή

Για να μπείτε στην εφαρμογή, χρειάζεστε μόνο τον εταιρικό σας λογαριασμό Google (αυτόν που χρησιμοποιείτε ήδη για το email σας).

flowchart TD
    A["Ανοίγετε την
εφαρμογή"] --> B["Πατάτε
'Sign in with Google'"]
    B --> C{"Το email σας
είναι εγκεκριμένο;"}
    C -->|"Ναι"| D["Μπαίνετε στην
εφαρμογή"]
    C -->|"Όχι"| E["Εμφανίζεται μήνυμα
'Unauthorized domain'"]
    E --> F["Επικοινωνήστε
με τον διαχειριστή"]

    style D fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    style E fill:#92400e,stroke:#f59e0b,color:#fff
    style F fill:#334155,stroke:#475569,color:#e2e8f0
    

Η οθόνη σύνδεσης — πατήστε το κουμπί για να συνδεθείτε με Google

Τι μπορεί να κάνει ο καθένας

Καμπάνιες (Συνέδρια)

Κάθε καμπάνια αντιστοιχεί σε ένα συνέδριο ή μία εκδήλωση. Σκεφτείτε την καμπάνια σαν τον «φάκελο» που περιέχει τα πάντα: τα στοιχεία του συνεδρίου, τους συμμετέχοντες, τις υπογραφές, και τα πιστοποιητικά τους.

Πώς φτιάχνω νέα καμπάνια

Η κεντρική σελίδα με τη λίστα καμπανιών — από εδώ ξεκινάτε

Η φόρμα δημιουργίας νέας καμπάνιας

Τι σημαίνει κάθε πεδίο

Αντιγραφή υπάρχουσας καμπάνιας

Αν θέλετε να φτιάξετε μια νέα καμπάνια παρόμοια με μια παλιά, πατήστε "Duplicate" στη λίστα καμπανιών. Αντιγράφονται οι βασικές ρυθμίσεις (όνομα, ημερομηνίες, διοργανωτής κ.λπ.) αλλά χωρίς τους συμμετέχοντες και χωρίς τις υπογραφές πιστοποιητικού — θα τα προσθέσετε εσείς.

Υπογραφές Πιστοποιητικού

Κάθε πιστοποιητικό μπορεί να έχει μία ή περισσότερες υπογραφές — π.χ. του Προέδρου, του Γραμματέα κ.λπ. Αυτές εμφανίζονται στο κάτω μέρος του PDF.

flowchart LR
    A["Στη σελίδα
της καμπάνιας"] --> B["Ενότητα
'Certificate Signatories'"]
    B --> C["Συμπληρώστε
Τίτλο, Όνομα"]
    C --> D["Ανεβάστε εικόνα
υπογραφής (PNG/JPG)"]
    D --> E["Πατήστε
'Add Signatory'"]
    E --> F["Η υπογραφή
εμφανίζεται στο PDF"]

    style A fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    style F fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    

Τι χρειάζεται κάθε υπογραφή

Συμμετέχοντες

Κάθε καμπάνια έχει μια λίστα με τα άτομα που θα λάβουν πιστοποιητικό. Για κάθε συμμετέχοντα χρειάζονται 4 στοιχεία:

Πώς επηρεάζει το φύλο

Η σελίδα λεπτομερειών μιας καμπάνιας — εδώ βλέπετε τους συμμετέχοντες, προσθέτετε υπογραφές, και στέλνετε emails

Πώς προσθέτω συμμετέχοντες χειροκίνητα

Στη σελίδα της καμπάνιας, γράψτε τα στοιχεία στη φόρμα "Add Participant Manually" (πάνω από τον πίνακα) και πατήστε Add.

Πώς τους αλλάζω ή τους σβήνω

Κάθε συμμετέχων στον πίνακα έχει κουμπιά Edit (επεξεργασία) και Del (διαγραφή).

Η φόρμα επεξεργασίας ενός συμμετέχοντα — μπορείτε να αλλάξετε όνομα, email, φύλο, και κατάσταση

Εισαγωγή Λίστας Συμμετεχόντων (CSV)

Αντί να προσθέτετε τους συμμετέχοντες έναν-έναν, μπορείτε να ανεβάσετε αρχείο CSV (π.χ. από Excel) με όλη τη λίστα μαζί.

Πώς γίνεται η εισαγωγή

flowchart TD
    A["Ετοιμάστε το αρχείο
(CSV)"] --> B["Στη σελίδα καμπάνιας
πατήστε 'Import CSV'"]
    B --> C["Επιλέξτε
το αρχείο"]
    C --> D["Πατήστε
'Import'"]
    D --> E{"Υπάρχουν ήδη
ίδια emails;"}
    E -->|"Όχι"| F["Προστίθενται
οι νέοι συμμετέχοντες"]
    E -->|"Ναι"| G["Ενημερώνονται τα
στοιχεία τους
(όνομα, φύλο)"]
    F --> H["Έτοιμο!"]
    G --> H

    style F fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    style G fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    style H fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    

Πώς φτιάχνω αρχείο CSV (από Excel)

Αν έχετε τα στοιχεία σε Excel, πρέπει να το αποθηκεύσετε ως CSV. Το αρχείο πρέπει να έχει 4 στήλες:

flowchart LR
    A["Στήλη 1
Όνομα"] --> B["Στήλη 2
Επίθετο"]
    B --> C["Στήλη 3
Email"]
    C --> D["Στήλη 4
Φύλο"]

    style A fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    style B fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    style C fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    style D fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    

Παράδειγμα αρχείου CSV

first_name,surname,email,gender
Γιώργος,Παπαδόπουλος,giorgos@example.com,Α
Μαρία,Ιωαννίδου,maria@example.com,Γ
Νίκος,Αντωνίου,nikos@example.com,Α

Πώς αποθηκεύω σωστά από Excel (UTF-8)

1. Ανοίξτε το αρχείο σας στο Microsoft Excel
2. Πατήστε File → Save As (ή Αρχείο → Αποθήκευση ως)
3. Στο πεδίο "Save as type", επιλέξτε: CSV UTF-8 (Comma delimited) (*.csv)
4. Πατήστε Save

Τι γίνεται αν ανεβάσω το ίδιο αρχείο δύο φορές;

Κανένα πρόβλημα! Αν ένα email υπάρχει ήδη στην καμπάνια, τα στοιχεία του (όνομα, επίθετο, φύλο) ενημερώνονται με τα νέα δεδομένα. Δεν δημιουργείται διπλότυπο.

Το Πιστοποιητικό PDF

Η εφαρμογή δημιουργεί ένα A4 PDF για κάθε συμμετέχοντα. Η διάταξη εξαρτάται από τον προσανατολισμό (landscape ή portrait) που επιλέξατε στην καμπάνια.

Τι περιέχει το πιστοποιητικό

flowchart TD
    A["Banner εικόνα
(αν υπάρχει)"] --> B["Κείμενο πιστοποίησης
'Βεβαιώνεται ότι ο / η'"]
    B --> C["Όνομα συμμετέχοντα
(κεφαλαία, χωρίς τόνους)"]
    C --> D["Τίτλος συνεδρίου
και λεπτομέρειες"]
    D --> E["Ημερομηνία & πόλη
'Αθήνα, 15 Μαρτίου 2026'"]
    E --> F["Υπογραφές
(εικόνες + ονόματα)"]
    F --> G["Μόρια ΣΙΕ
(αν υπάρχουν)"]
    G --> H["Footer διοργανωτή
(αν δεν είναι κρυμμένο)"]

    style A fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    style C fill:#4F5B93,stroke:#818cf8,color:#fff
    style F fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    style H fill:#1a3a5c,stroke:#60a5fa,color:#fff
    

Πώς βλέπω ένα πιστοποιητικό

Στον πίνακα συμμετεχόντων, πατήστε "PDF" δίπλα σε κάποιον — κατεβαίνει αμέσως το πιστοποιητικό του σε PDF.

Δοκιμαστικό Email — Ελέγξτε Πρώτα!

Πάντα στέλνετε πρώτα δοκιμαστικό email πριν στείλετε σε όλους. Αυτό σας επιτρέπει να δείτε ακριβώς τι θα λάβουν οι συμμετέχοντες.

flowchart LR
    A["Πατάτε
'Send Test'"] --> B["Η εφαρμογή στέλνει
ένα email σε εσάς"]
    B --> C["Ελέγξτε στα
εισερχόμενά σας"]
    C --> D{"Όλα σωστά;"}
    D -->|"Ναι"| E["Προχωρήστε στην
κανονική αποστολή"]
    D -->|"Κάτι δεν πάει καλά"| F["Διορθώστε τα
στοιχεία της καμπάνιας
και ξαναδοκιμάστε"]
    F --> A

    style E fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    style F fill:#92400e,stroke:#f59e0b,color:#fff
    

Τι να ελέγξετε στο δοκιμαστικό email:

• Εμφανίζεται σωστά το banner στο πιστοποιητικό;
• Φαίνονται σωστά οι υπογραφές (εικόνες + ονόματα);
• Είναι σωστά τα ελληνικά κείμενα (τόνοι, φύλο, ημερομηνίες);
• Φαίνεται σωστά η υπογραφή email (στοιχεία επικοινωνίας);
• Εμφανίζονται τα μόρια ΣΙΕ (αν έχουν οριστεί);

Αποστολή Email σε Όλους

Αφού ελέγξετε με δοκιμαστικό email ότι όλα φαίνονται σωστά, πατήστε "Send to Pending" στη σελίδα της καμπάνιας.

Τι γίνεται όταν πατάτε "Send to Pending"

flowchart TD
    A["Πατάτε
'Send to Pending'"] --> B["Η εφαρμογή δημιουργεί
τα πιστοποιητικά PDF"]
    B --> C["Στέλνει ένα email
σε κάθε συμμετέχοντα
(ένα-ένα)"]
    C --> D{"Το email
στάλθηκε;"}
    D -->|"Ναι"| E["Ο συμμετέχων
μαρκάρεται ως
'Sent'"]
    D -->|"Όχι - σφάλμα"| F["Ο συμμετέχων
μαρκάρεται ως
'Failed'"]
    E --> G{"Υπάρχουν
άλλοι;"}
    F --> G
    G -->|"Ναι"| C
    G -->|"Όχι"| H["Η αποστολή
ολοκληρώθηκε"]

    style E fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    style F fill:#92400e,stroke:#f59e0b,color:#fff
    style H fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    

Παρακολούθηση Προόδου

Ενώ στέλνονται τα emails, η σελίδα σας δείχνει αυτόματα την πρόοδο:

• Μία μπάρα προόδου που γεμίζει σιγά-σιγά
• Τους αριθμούς: πόσα στάλθηκαν, πόσα απέτυχαν, πόσα απομένουν

Η σελίδα ανανεώνεται αυτόματα κάθε 3 δευτερόλεπτα — δεν χρειάζεται να πατάτε τίποτα.

Όταν ολοκληρωθεί η αποστολή, η σελίδα φορτώνεται ξανά και βλέπετε τα τελικά αποτελέσματα.

Ακύρωση αποστολής

Αν θέλετε να σταματήσετε την αποστολή, πατήστε "Cancel". Τα emails που ήδη στάλθηκαν δεν αναιρούνται — απλά σταματούν να στέλνονται τα υπόλοιπα. Μπορείτε να τα στείλετε αργότερα πατώντας ξανά "Send to Pending".

Τι Γίνεται αν Αποτύχουν Κάποια Email

Μερικές φορές κάποια email δεν στέλνονται (π.χ. λόγω προσωρινού προβλήματος δικτύου ή λανθασμένης διεύθυνσης email). Αυτοί οι συμμετέχοντες εμφανίζονται στον πίνακα με κόκκινη ένδειξη "Failed".

flowchart TD
    A["Η αποστολή τελείωσε
αλλά κάποια απέτυχαν"] --> B["Βλέπετε ποια
απέτυχαν στον πίνακα"]
    B --> C{"Μπορεί να
διορθωθεί;"}
    C -->|"Ναι
(π.χ. πρόβλημα δικτύου)"| D["Πατάτε
'Retry Failed'"]
    C -->|"Λάθος email
συμμετέχοντα"| E["Διορθώστε το email
μέσω 'Edit'
και μετά 'Retry Failed'"]
    D --> F["Ξαναστέλνονται
ΜΟΝΟ τα αποτυχημένα"]
    E --> F
    F --> G["Τα ήδη σταλμένα
ΔΕΝ ξαναστέλνονται"]

    style D fill:#4F5B93,stroke:#818cf8,color:#fff
    style F fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    style G fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    

Λήψη Όλων των Πιστοποιητικών σε ZIP

Αν χρειάζεστε τα πιστοποιητικά PDF σε αρχείο (π.χ. για εκτύπωση ή αρχειοθέτηση), μπορείτε να τα κατεβάσετε όλα μαζί σε ένα ZIP αρχείο.

flowchart LR
    A["Πατάτε
'Prepare & Download
ZIP'"] --> B["Η εφαρμογή
φτιάχνει τα PDF"]
    B --> C["Τα συσκευάζει
σε ZIP"]
    C --> D["Μπάρα προόδου
0%→100%"]
    D --> E["Αυτόματη
λήψη αρχείου"]

    style A fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    style E fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    

Κάθε αρχείο μέσα στο ZIP ονομάζεται με τη μορφή: Επίθετο_Όνομα_certificate.pdf

Τι Γίνεται Όταν Αλλάζετε Κάτι

Η εφαρμογή φροντίζει αυτόματα να διατηρεί τα πιστοποιητικά ενημερωμένα. Εδώ βλέπετε τι συμβαίνει σε κάθε περίπτωση:

flowchart TD
    A{"Τι αλλάξατε;"}
    A -->|"Στοιχεία
συμμετέχοντα
(όνομα, φύλο, email)"| B["Γυρνάει σε 'Pending'
για να ξανασταλεί
(ανεξάρτητα προηγούμενης κατάστασης)"]
    A -->|"Στοιχεία καμπάνιας
(όνομα, λεπτομέρειες,
ημερομηνίες, banner κ.ά.)"| C["Τα παλιά PDF
σβήνονται αυτόματα
και φτιάχνονται νέα"]
    A -->|"Υπογραφές
πιστοποιητικού"| D["Τα παλιά PDF
σβήνονται αυτόματα"]
    A -->|"Εισαγωγή
αρχείου CSV"| E["Νέοι συμμετέχοντες
προστίθενται — τα στοιχεία
υπαρχόντων ενημερώνονται
αλλά η κατάστασή τους μένει"]
    C --> F["Όσοι είχαν ήδη λάβει
email, γυρνάνε σε
'Pending' για νέα αποστολή"]

    style B fill:#92400e,stroke:#f59e0b,color:#fff
    style C fill:#92400e,stroke:#f59e0b,color:#fff
    style D fill:#92400e,stroke:#f59e0b,color:#fff
    style E fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    style F fill:#92400e,stroke:#f59e0b,color:#fff
    

Η φόρμα επεξεργασίας μιας καμπάνιας — αν αλλάξετε στοιχεία που εμφανίζονται στο πιστοποιητικό, τα PDF ανανεώνονται αυτόματα

Κάδος και Διαγραφή

Η διαγραφή καμπανιών γίνεται σε δύο βήματα για ασφάλεια — πρώτα πάει στον κάδο, και μετά μπορείτε να τη σβήσετε οριστικά.

flowchart LR
    A["Καμπάνια"] -->|"Πατάτε
'Delete'"| B["Στον Κάδο"]
    B -->|"Πατάτε
'Restore'"| A
    B -->|"Πατάτε
'Permanent Delete'"| C["Οριστικά
Διαγραμμένη"]

    style A fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    style B fill:#92400e,stroke:#f59e0b,color:#fff
    style C fill:#7f1d1d,stroke:#ef4444,color:#fff
    

Διαγραφή όλων των συμμετεχόντων

Αν θέλετε να αδειάσετε τη λίστα συμμετεχόντων χωρίς να σβήσετε την ίδια την καμπάνια, πατήστε "Clear Participants" στη σελίδα της καμπάνιας.

Ο κάδος — από εδώ μπορείτε να επαναφέρετε ή να σβήσετε οριστικά τις καμπάνιες

Σκοτεινό / Φωτεινό Θέμα

Στην πάνω δεξιά γωνία υπάρχει εικονίδιο για εναλλαγή θέματος:

• Light — φωτεινό φόντο (κατάλληλο για ηλιόλουστους χώρους)
• Dark — σκοτεινό φόντο (πιο ξεκούραστο για τα μάτια)
• System — ακολουθεί αυτόματα τη ρύθμιση του υπολογιστή / κινητού σας

Η επιλογή σας αποθηκεύεται στον λογαριασμό σας — θα τη βρείτε και την επόμενη φορά.

Συχνές Ερωτήσεις

Γιατί τα emails αργούν να σταλούν;

Η εφαρμογή στέλνει τα email σκόπιμα με μικρή καθυστέρηση (ένα κάθε 2 δευτερόλεπτα) για να αποφύγει το μπλοκάρισμα από τον πάροχο email (Gmail). Για 500 συμμετέχοντες, η αποστολή διαρκεί περίπου 15-20 λεπτά.

Μπορώ να κλείσω τη σελίδα ενώ στέλνονται τα emails;

Ναι, χωρίς πρόβλημα. Τα emails στέλνονται στο παρασκήνιο — η εφαρμογή δουλεύει ακόμα κι αν κλείσετε τον browser. Όταν ξαναμπείτε, θα δείτε την πρόοδο ενημερωμένη.

Αποτύχανε κάποια emails — τι κάνω;

Πατήστε "Retry Failed". Η εφαρμογή θα ξαναδοκιμάσει μόνο τα αποτυχημένα — δεν θα ξαναστείλει σε αυτούς που ήδη τα έλαβαν. Αν κάποιος έχει λάθος email, διορθώστε το πρώτα (Edit) και μετά πατήστε "Retry Failed".

Τι είναι τα μόρια ΣΙΕ (CME credits);

Αν το συνέδριο χορηγεί μόρια συνεχιζόμενης ιατρικής εκπαίδευσης, συμπληρώστε τον αριθμό στο πεδίο "CME Credits / Moria" κατά τη δημιουργία/επεξεργασία καμπάνιας. Θα εμφανίζεται αυτόματα στο πιστοποιητικό.

Αν αλλάξω στοιχεία της καμπάνιας, τι γίνεται με τα πιστοποιητικά;

Αν αλλάξετε κάτι που εμφανίζεται στο PDF (π.χ. ημερομηνίες, banner, υπογραφές), τα παλιά PDF σβήνονται αυτόματα και φτιάχνονται καινούρια. Επίσης, όσοι είχαν ήδη λάβει email μπαίνουν ξανά σε αναμονή για νέα αποστολή. Δείτε το διάγραμμα παραπάνω για λεπτομέρειες.

Πώς σβήνω όλους τους συμμετέχοντες μαζί;

Στη σελίδα της καμπάνιας, πατήστε "Clear Participants". Αυτό σβήνει και τα αποθηκευμένα PDF.

Μπορώ να αλλάξω τον προσανατολισμό (landscape/portrait) μετά τη δημιουργία;

Ναι, μπορείτε να τον αλλάξετε από την επεξεργασία καμπάνιας. Τα PDF θα ξαναδημιουργηθούν με τη νέα διάταξη.

Πώς αλλάζω τα στοιχεία αποστολής email;

Μπορείτε να ορίσετε ανά καμπάνια τα πεδία From Name και Reply-To Email. Ο κεντρικός email server (SMTP) ρυθμίζεται από τον διαχειριστή του συστήματος.